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多功能报告厅(3201)使用说明及规范(试行)
2018-12-14 12:30  

多功能报告厅3201是学院举办学术报告、讲座、各种工作会议等活动的重要场所,为方便学院各部门更好的使用,特说明如下:

一、报告厅的用途

1、召开较高层次和级别的学术会议、讲座;

2、举办各类报告会、工作会议;

3、举办学生竞赛活动;

4、经校党政办公室批准的其他活动。

二、报告厅的管理规范

1、报告厅由数据信息中心专人负责管理及设备的调试技术支持。

2、报告厅的使用安排遵循校级会议活动优先的原则。二级部门会议及活动安排,则按照申请时间顺序安排使用报告厅。

3、各院系、直属单位及,各部室使用时必须有专人负责参会人员进场和退场的疏通及会场内管理并做好设备管理做好安全防范工作。

4、会议(活动)结束后,使用部门要认真检查设备安全、清理会场、关闭电源,确保室内整洁和安全。

5、报告厅管理人员对每次使用情况进行检查、记录。室内设施在会议期间如有人为损坏,由使用部门或个人负责赔偿。

6、报告厅管理人员定期对报告厅的电线路、灯光、消防栓、通风设备舞台的幕布进行检查。

7、校外单位使用多功能报告厅须经学院领导批准后方可使用。

三、报告厅的使用报批程序

1、组织者到OA办公系统申请填写《报告厅使用申请表》,填写使用时间、活动内容、人数、字幕及其它服务要求等。

2、使用报告厅应提前三个工作日办理申请手续,重大会议或对会场环境及设备有特定要求的,须提前一周预约。如果学校临时有紧急会议需使用报告厅,经校领导批准,立即启用。

3.办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知数据信息中心。

四、报告厅的会议要求

1、进入报告厅须衣着整齐、举止文明,禁止穿背心、拖鞋进入。

2、保持厅内卫生干净,严禁吸烟,不准随地吐痰、吃带果壳的食物和随地丢弃垃圾。

3、严禁携带易燃易爆物品进入报告厅。

4、爱护公物,严禁一个座位坐多人,不得踩踏座椅。

5、报告厅内多媒体设备和音响由管理人员操作,未经允许,任何人不得动用。

6、只允许在报告厅内指定位置张贴悬挂横幅标语,严禁使用双面胶(海绵胶、封箱胶布等)粘贴或用铁钉打孔。

7、凡违反上述规定的,管理人员有权采取制止违规行为、请出场外直至谢绝入场等处理办法。

8、报告厅使用完毕后,由使用部门专人和数据信息中心管理人员共同检查,出现问题及时上报,及时处理,以备下次正常使用。

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